社内にエンジニアがいない中小企業が、業務システムを外注で作ってもらう方法｜4つの頼み方と選び方

「この仕事、Excelと紙でなんとか回しているけれど、そろそろ限界かもしれない」。社員が数人から数十人の会社では、よく聞く話です。ところが、いざ道具にしようとすると、社内に作れる人がいません。どこに、どう頼めばいいのかも分かりにくいところです。

こんなこと、ありませんか？

• 毎月同じ集計に、誰かの丸1日が消えている
• Excelのファイルが増えすぎて、どれが最新か分からない
• 紙で受け取った内容を、もう一度パソコンに打ち直している
• 業務システムを作りたいけれど、社内にエンジニア（作れる人）がいない
• 外注したいけれど、何から相談すればいいのか分からない

この記事では、社内にエンジニアがいない会社が業務の道具を作ってもらう時の4つの頼み方を、向いている会社と気をつけたいことで並べます。頼む前に社内で決めておきたいことと、よくある質問もまとめました。

社内にエンジニアがいなくても業務の道具は作れる？まず結論

作れます。 作れる人が社内にいなくても、外に頼む方法はいくつもあります。大事なのは、「どこに頼むか」より先に、何に困っているかと、作った後に誰が直すかをはっきりさせることです。

① ツール

市販の道具を借りて、自社に合わせて組み立てる

② 開発会社

作るものを決めて、まとめて作ってもらう

③ 個人

フリーランスの作り手に、直接頼む

④ 専属

会社に付いた開発者に、困りごとを1つずつ片付けてもらう

作りたいものがはっきりしているなら①〜③、困りごとが次々に出てくるなら④が合いやすい形です。

どれが正解ということはありません。作りたいものがはっきりしているか、困りごとが次々に出てくるかで、合う形が変わります。

業務システムを外注する4つの頼み方は、何が違う？

①市販のツールを使う

すでにある道具を毎月の料金で借りて使う形です。大きく2種類あります。

1つ目は、kintone（キントーン）のように、部品を組み合わせて自社用の道具を作る型です。入力の画面や一覧表を、プログラムを書かずに組み立てられます。たとえばkintoneの公式の料金表では、ライトコースが1ユーザー月1,000円、スタンダードコースが1ユーザー月1,800円（どちらも税別・最小10ユーザーから）と案内されています（2026年11月12日に確認）。

2つ目は、業種ごとに作られたパッケージです。たとえば建設業向け、介護向け、飲食店向けといった形で、その業種でよくある仕事の流れがはじめから入っています。

どちらも、すぐに使い始められるのが良いところです。一方で、組み立てるのは自社の誰かになることが多く、「結局、詳しい社員が1人で抱えてしまう」ということも起こりがちです。自社の流れが一般的な形と大きく違う場合は、道具に合わせて仕事のやり方を変える必要も出てきます。

②開発会社に一括で頼む

作りたいものを決めて、開発を専門にしている会社にまとめて作ってもらう形です。最初に「何を作るか」を話し合い、見積もりをもらい、完成したものを受け取ります。

作るものの中身を細かく決めてから進めるので、大きな仕組みでも筋道を立てて作ってもらえるのが良いところです。ただし、最初に決めた中身を後から変えると、そのぶん費用や時間が増えやすいことは知っておきたいところです。完成した後の直しや相談が、別の契約になっていることもあります。

③フリーランスに頼む

会社に属さず個人で仕事をしている作り手に、直接頼む形です。仕事を頼める場（マッチングのサイトなど）や、知り合いの紹介で探すことが多いでしょう。

話が早く、小さな道具から頼みやすいのが良いところです。一方で、その人が忙しくなったり、連絡がつかなくなったりすると、作ったものの中身が誰にも分からない、ということも起こり得ます。作ったものの説明書や、データの置き場所を自社で持っておくと安心です。

④専属の開発者に、頼みたいことを順番に片付けてもらう

会社に専属の作り手が付き、毎月、困りごとを1つずつ片付けていく形です。「まずは見積もりの作成」「次は請求の集計」というように、優先度の高い順に進めていけます。

最初に完成形を全部決めなくてよいので、やりながら「次はこれも」と頼めるのが良いところです。その代わり、毎月の費用がかかるため、頼みたいことが1つだけなら、他の形の方が合うこともあります。

4つの頼み方を表で比べると？

頼み方	向く会社と注意
①ツール	向く：仕事の流れが一般的な形に近く、社内に組み立てを担える人がいる／注意：組み立てる社員に負担が集まりやすい。自社の流れと合わない所は、やり方を変える必要がある
②開発会社	向く：作りたいものがはっきり決まっている、ある程度大きな仕組みを作りたい／注意：途中で中身を変えると費用や時間が増えやすい。完成後の直しが別の契約か確かめる
③個人	向く：小さな道具を1つ作りたい、自社で中身を確かめられる人がいる／注意：その人に頼りきりになりやすい。説明書やデータの置き場所を自社で持っておく
④専属	向く：困りごとが次々に出てくる、完成形をはじめから決めきれない／注意：毎月の費用がかかる。頼みたいことが少ないと持て余しやすい

見積もりの形は、大きく2つに分かれる

業務システムの費用は、何を作るか、どのくらいの量か、誰が使うかで大きく変わります。そのため、この記事では相場の金額は書きません。その代わりに、見積もりの「形」の違いを知っておくと、比べやすくなります。

形1：完成したものに対して払う

作るものの中身を先に決めて、完成したものに対して代金を払う形です。総額が先に分かりやすいのが良いところです。その分、最初の話し合いで中身をしっかり決める必要があり、途中で変えたい時は見積もりのやり直しになりやすくなります。

形2：作業の時間や月ごとに払う

作り手が使った時間や、毎月の決まった額で払う形です。途中で頼みたいことを入れ替えやすいのが良いところです。その分、「いつまでに何ができるか」を、毎月の話し合いで確かめていく必要があります。

システム開発の契約には、完成を約束する形（請負）と、作業を引き受ける形（準委任）があり、IPA（独立行政法人 情報処理推進機構）が公開している「情報システム・モデル取引・契約書」でも、この2つの形が取り上げられています。どちらの形の見積もりなのかを、最初に確かめておくと安心です。

頼む前に社内で決める5つのこと

1：どの仕事で、時間がかかっているか

「全部なんとかしたい」だと、話が広がりすぎてしまいます。毎週・毎月くり返している仕事の中で、いちばん時間がかかっているものを1つ挙げてみましょう。誰が、どのくらいの時間を使っているかが分かると、さらに話が早くなります。

2：今、どう回しているか

Excelのファイル、紙の用紙、メールのやりとりなど、今使っているものをそのまま見せられるようにしておきましょう。作り手は、今の形を見るのがいちばん早く仕事の流れを理解できます。

3：誰が使うか

社長だけが見るのか、事務の方が入力するのか、現場の方がスマートフォンから入れるのか。使う人と、使う場所で、作るものが大きく変わります。

4：データは誰のものになるか

作った道具の中に入るお客様の情報や売上の記録は、会社の大事な財産です。やめる時にデータを受け取れるか、どんな形で受け取れるかを、頼む前に確かめておきましょう。

5：作った後、誰が直すか

道具は、作った後に「ここを少し変えたい」がよく出てきます。直したい時に誰に頼むのか、社員の方が使い方を覚えられるかまで、最初に考えておくと安心です。

外注で失敗しやすいのは、どんな時？

• 現場の人の話を聞かずに作った：社長が決めた形と、現場の実際の動きがずれていて、結局Excelに戻ってしまう
• 最初から全部を作ろうとした：話し合いが長くなり、使い始める前に疲れてしまう
• 作った人しか中身を知らない：直したい時に頼める人がいなくなる
• データの持ち主を決めていなかった：やめる時に、記録を取り出せずに困る

どれも、作る前の話し合いで防げることがほとんどです。小さく始めて、使いながら直していくくらいの気持ちで進めると、社内にもなじみやすくなります。

私たちAIコンテンツHubの「業務改善」

私たちAIコンテンツHub（合同会社AI Content Hub・茨城県古河市・全国にオンラインで対応）では、4つ目の形にあたる「業務改善」をお引き受けしています。ひとことで言うと、御社専属の開発者を、月40万円から付けられるサービスです。

Excelや紙、電話のやり取りに毎日何時間も取られていて、「この作業、誰かが仕組みにしてくれたら、もっと本業に時間を使えるのに」と感じている会社に向けています。

項目	内容
料金	月40万円〜（内容に合わせてご相談・税別）
進め方	専属の開発者が、頼みたいことを順番に片付けます
最初	社長・現場の方から仕事の流れを聞き、どこで時間がかかっているかを一緒に見つけます
道具	御社のやり方に合わせて1社ずつ作ります。パソコンとスマートフォンで開け、御社の人だけがログインして使います
データ	御社のものです。やめる時は書き出してお渡しします
引き継ぎ	社員の方が回せるように、使い方を引き継ぎます

社員を1人雇うと、給料が月30万円でも、会社が負担する社会保険を入れて月約34.3万円です。仕事を教える時間を入れると約38.7万円（先輩が1日1時間教えると、時給の目安2,000円×22日で月4.4万円分）、ここに求人の費用を足せば、月40万円を超えます。社会保険は、茨城県・協会けんぽの令和8年度の保険料額表（標準報酬月額30万円・40歳未満）の会社負担で、雇用保険・労災保険は別です。業務改善は、社員を1人迎えるつもりで、専属の開発者に仕事の仕組みづくりを頼める形です。

その後は「運用フォロー」（月15万円〜・税別）で、作った道具と集客を毎月回し続けることもできます。やったこと・数字・次にやることを全部記録に残し、誰が担当しても同じように回せる形で続けるので、御社で担当の方が辞めても、私たちの担当が変わっても、人が変わっても止まらないのが特長です。くわしくは運用フォローのページをご覧ください。

これまでに、団体旅行や海外からのお客様を受け入れている旅行会社で、幹事さま向けの投稿フォームや、紙のアンケートの読み取りといった道具づくりをお手伝いしました。会社ごとに仕事の流れが違うため、同じ道具が他の会社にもそのまま合うとは限りません。

※効果を保証するものではありません。

くわしくは業務改善のページをご覧ください。

社内にエンジニアがいない会社の、業務システム外注に関するよくある質問

Q1作りたいものが、はっきり決まっていなくても相談できますか？

できます。ただ、頼み方によって向き・不向きがあります。開発会社に一括で頼む形は、作るものを先に決めて進めることが多いため、決まっていない時は、困りごとを一緒に整理してくれる形の方が合いやすいでしょう。まずは「いちばん時間がかかっている仕事」を1つ挙げておくと、相談が進めやすくなります。

Q2Excelのままではいけないのですか？

Excelで困っていなければ、そのままで大丈夫です。ただ、ファイルが増えて最新のものが分からない、同じ内容を何度も打ち直している、1人しか中身を分からない、といった時は、道具にすると楽になることがあります。Excelの次の選び方は、Excel管理をやめたい中小企業の次の選び方にまとめています。

Q3市販のツールと、作ってもらう道具は、どう選べばいいですか？

自社の仕事の流れが、ツールのはじめの形に近いなら、市販のツールから試すのも一つの方法です。流れが独特だったり、組み立てる社員の手が回らなかったりする時は、作ってもらう形も考えてみてください。どちらが合うかは、今の仕事の流れを見て決めるのがおすすめです。

Q4作った道具は、スマートフォンでも使えますか？

作り方によります。頼む前に、現場の方がスマートフォンから入力するのか、事務所のパソコンで使うのかを伝えておきましょう。私たちの業務改善で作る道具は、パソコンとスマートフォンで開けます。

Q5やめた時、データはどうなりますか？

会社や契約によって違います。データを書き出して受け取れるか、どんな形で受け取れるかを、頼む前に確かめておくと安心です。私たちの業務改善では、データは御社のもので、やめる時は書き出してお渡しします。

Q6社員がITに詳しくなくても使えますか？

使う人に合わせて作ってもらうことが大切です。作る前に現場の方の話を聞いてもらえるか、使い方を引き継いでもらえるかを確かめておきましょう。私たちの業務改善でも、最初に社長・現場の方から仕事の流れを聞き、社員の方が回せるように使い方を引き継ぎます。

Q7人を雇うのと、道具を作るのは、どちらがいいですか？

会社の状況によります。人にしかできない仕事もあれば、くり返しの仕事のように道具で減らせるものもあります。雇う前に、どの仕事が道具で減らせるかを一度見ておくと判断しやすくなります。くわしくは人を1人雇う前に、AIで減らせる仕事にまとめています。

まとめ｜「どこに頼むか」より先に「何に困っているか」を決める

社内にエンジニアがいなくても、業務の道具を作ってもらう方法はあります。頼み方は大きく4つです。

• ツール：すぐ始めやすい
• 開発会社：作るものが決まっている時に
• 個人：小さな道具から頼みやすい
• 専属：困りごとが次々に出る時に

どの形を選ぶにしても、どの仕事で時間がかかっているか、データは誰のものか、作った後に誰が直すかを先に決めておくと、相談がぐっと進めやすくなります。

「何から手をつければいいか、一緒に整理したい」という場合は、私たちの業務改善のページもあわせてご覧ください。

参考資料

• サイボウズ株式会社：kintone 料金（2026年11月12日に確認）
• IPA 独立行政法人 情報処理推進機構：情報システム・モデル取引・契約書（第二版）（2026年11月12日に確認）
• 全国健康保険協会（協会けんぽ）：令和8年度 都道府県毎の保険料額表（茨城支部）（2026年11月13日に確認）
• 日本年金機構：厚生年金保険の保険料（2026年11月13日に確認）

2026年11月 更新