Excel管理をやめたい中小企業へ｜脱エクセルの前に見たい限界のサインと、次の選び方5つ

顧客の一覧、案件の進み具合、在庫、社員の予定。気がつけば、会社の大事な情報がほとんどExcelに入っている。そんな会社は少なくありません。Excelは便利で、誰でも使えて、始めるのにお金もかかりません。だからこそ、ある日「このままで大丈夫かな」と不安になります。

こんなこと、ありませんか？

• ファイルが増えすぎて、どれが最新なのか分からない
• 誰かが開いていると、ほかの人が書き込めない
• 「この表は〇〇さんしか分からない」という担当者頼みの表がある
• 同じ情報を、いくつもの表に何度も打ち込んでいる
• 外出先で確かめたいのに、会社のパソコンを開かないと見られない

この記事では、Excel管理が限界に近づいた時のサインと、次に選べる5つの道を、それぞれ向いている会社と気をつけたいことと一緒に並べます。最初から大きく変える必要はありません。Excelのまま整えるだけで足りる会社も多いので、その線引きもお伝えします。

Excel管理をやめたい時、どう選ぶ？まず結論

次の道は、①Excelのまま整える、②クラウドの表計算、③部品を組む型のツール、④業種別のパッケージ、⑤自社専用の道具の5つです。

選び方の順番は、①→②→③④→⑤です。番号が小さいほど、手間もお金もかからずに始められます。まずは①と②で困りごとが消えるかを試し、それでも残る困りごとがあれば③④⑤を考える。この順番で見ていくと、必要以上のお金をかけずに済みます。

Excel管理が限界に近い5つのサイン

Excelは、もともと一人で計算や表をつくるのが得意な道具です。会社が大きくなり、触る人が増え、情報が増えると、少しずつ合わなくなってきます。次の5つのうち、いくつ当てはまるかを数えてみてください。

サイン1：「最新版」が分からない

「顧客一覧_最新.xlsx」「顧客一覧_最新_修正.xlsx」「顧客一覧_1112.xlsx」。メールで送り合ったり、各自のパソコンに保存したりしているうちに、同じ表がいくつもできていきます。どれが正しいかを確かめる時間が、毎日少しずつ積み重なります。

サイン2：同時に書き込めない

社内のファイル置き場（共有フォルダ）にExcelを置いて使っていると、誰かが開いている間、ほかの人は「読み取り専用」でしか開けないことがあります。「〇〇さん、閉じてもらえますか？」という声かけが日常になっていたら、サインです。

サイン3：その人しか分からない表がある

複雑な計算式やマクロ（Excelの作業を自動で動かす仕組み）を、一人の社員が作り込んでいる。その人が休むと、誰も直せない。こうした担当者頼み（属人化）の状態は、社員が少ない会社ほど起きやすく、退職や異動の時に大きな困りごとになります。

サイン4：同じことを何度も打ち込んでいる

見積もりの表に打った内容を、請求の表にも、顧客の一覧にも打ち直す。表と表がつながっていないと、打ち込みの手間と打ち間違いが増えます。数字の食い違いを探す作業も生まれます。

サイン5：外で見られない・スマートフォンで使いにくい

現場や外出先から「あのお客さんの情報、どうだったかな」と確かめたくても、会社に戻らないと見られない。電話で事務所に聞いて、事務の方の手が止まる。こうした小さな往復も、積み重なると大きな時間になります。

0〜1個

今のExcelで大丈夫。気になる所だけ①で整える

2〜3個

①②でまず試す

4〜5個

③④⑤も比べる時期

この目安は、私たちが考え方を整理するためにつくったものです。数よりも、どのサインが一番困っているかで考えるのがおすすめです。たとえば「サイン3」が一つだけでも、その担当の方が辞めそうなら、すぐに手を打つ理由になります。

次の選び方は5つ。それぞれ向いている会社は？

次の道	向く会社と注意
①Excel	向く：触る人も表の数も少なく、まずお金をかけたくない／注意：ルールを守り続ける人が要る。担当者頼みは残りやすい
②クラウド	向く：「最新版が分からない」「同時に触れない」が一番の困りごと／注意：表と表をつなぐ仕組みは自分で作る必要がある。誰が見られるかの設定に気をつける
③部品型	向く：社内に、少し手を動かして組み立てられる人がいる／注意：組み立てる人がいないと止まる。毎月の利用料がかかる
④業種別	向く：業種の仕事の流れが、ほかの会社とだいたい同じ／注意：自社のやり方を、道具に合わせる場面が出てくる
⑤専用	向く：自社独自のやり方が強み、①〜④で合わなかった／注意：費用がかかる。作った後に誰が直すか・データを誰が持つかを決めておく

①Excelのまま整える

一番お金がかからない道です。やることは、主に次の3つです。

• 置き場所を1か所に決める（メールで送り合わない・各自のパソコンに保存しない）
• 入力のルールを決める（日付の書き方、選んで入れる欄、必ず埋める欄など）
• 1つの情報は1つの表にだけ書く（同じ顧客情報を、いくつもの表に持たない）

触る人が数人で、表の数も少ないなら、これだけで「最新版が分からない」はかなり減ります。ただ、ルールは守り続ける人がいて初めて回ります。担当者頼みの困りごと（サイン3）は、残りやすいところです。

なお、Excel自体にも入る量の上限があり、Microsoftの公式ページでは、1つのシートは1,048,576行・16,384列までと説明されています。小さな会社の表がここまで大きくなることは少ないので、多くの場合、困りごとの原因は量ではなく使い方の方にあります。

②クラウドの表計算・共有

クラウド（インターネット上の置き場所）に表を置いて、みんなで同じ表を開く道です。「最新版が分からない」「同時に触れない」という困りごとに、一番まっすぐ効きます。

• Googleスプレッドシートは、ブラウザで開ける表計算です。公式のヘルプでは、以前の版を見たり戻したりでき、誰がいつ変えたかも確かめられると説明されています。
• Microsoft 365では、ExcelのファイルをOneDriveやSharePoint（Microsoftの置き場所）に保存すると、何人かで同時に書き込めます（共同編集）。公式のヘルプでは、Microsoft 365の契約とサインイン、対応している版のExcelが必要とされています。今のExcelの操作をそのまま使えるのが安心なところです。

社内の共有フォルダに置いていたExcelを、こうした置き場所に移すだけで、サイン1と2はかなり消えます。一方で、「見積もりから請求まで、表と表がつながって自動で流れる」ような仕組みは、自分で関数を組むなどの工夫が必要です。また、誰が見られて、誰が書き込めるかの設定は、最初にきちんと決めておきましょう。

③部品を組む型のツール（kintone等）

入力画面や一覧、絞り込み、通知などを、部品を組み合わせるようにして自分たちで作っていく道です。たとえばサイボウズのkintoneは、公式ページで、業務に合ったアプリをノーコード（プログラムを書かずに）つくれる道具として説明されており、用途の一つに「脱エクセル」が挙げられています。30日間の無料のお試し（スタンダードコース）も用意されています。

向いているのは、社内に「少し時間をかけて組み立てる」人がいる会社です。最初は小さく作って、使いながら直していけるのが良いところです。気をつけたいのは、組み立てる人がいなくなると、そこで止まりやすいこと。形を変えた担当者頼みにならないよう、作り方を2人以上で分け持つのがおすすめです。

④業種別のパッケージ

建設、運送、旅行、介護など、業種ごとに作られた管理の道具を使う道です。その業種でよくある仕事の流れがあらかじめ入っているので、一から考えなくても使い始めやすいのが良いところです。

一方で、パッケージは多くの会社に合うように作られています。自社独自のやり方がある場合は、道具に仕事の流れを合わせる場面が出てきます。合わせられる所と、合わせたくない所（それが自社の強みになっている所）を、先に分けておくと選びやすくなります。

⑤自社専用の道具を作ってもらう

自社の仕事の流れに合わせて、専用の道具を作ってもらう道です。①〜④で「どうしても合わない所」が残った時や、自社独自のやり方そのものが強みになっている会社に向いています。

気をつけたいのは、費用がかかることと、作った後のことです。作った人しか直せない、データを取り出せない、という状態になると、Excelの担当者頼みが「外の会社頼み」に変わっただけになってしまいます。頼む前に、次の3つは必ず確かめておきましょう。

• データは誰のものか（やめる時に書き出してもらえるか）
• 作った後、誰が直すのか（社内で回せるように引き継いでもらえるか）
• 最初に、仕事の流れを聞いてくれるか（言われた通りに作るだけになっていないか）

選ぶ前に社内で決める3つのこと

1：一番困っていることを1つ決める

「全部なんとかしたい」と考えると、何を選んでも足りなく見えます。5つのサインのうち、一番時間を取られているものを1つ選びましょう。たとえば「事務の方が、毎日30分かけて表を合わせている」など、具体的に書き出すと、比べやすくなります。

2：誰が使うかを書き出す

社長だけが見るのか、事務の方が入力するのか、現場の方がスマートフォンで見るのか。使う人と使う場所によって、合う道具は変わります。パソコンに慣れていない方が使うなら、画面の分かりやすさが何より大事です。

3：今のExcelを、どこまで持っていくか

長く使ってきたExcelには、過去の顧客や取引の記録がたまっています。どの表を新しい道具に移し、どの表は残すかを決めておきましょう。全部を移そうとすると、それだけで大きな作業になります。

私たちAIコンテンツHubの「業務改善」

私たちAIコンテンツHub（合同会社AI Content Hub・茨城県古河市・全国にオンラインで対応）では、5つ目の道「自社専用の道具を作ってもらう」を、「業務改善」という名前でお引き受けしています。ひとことで言うと、御社専属の開発者を、月40万円から付けられるサービスです。

Excelや紙、電話のやり取りに毎日何時間も取られていて、「この作業、誰かが仕組みにしてくれたら、もっと本業に時間を使えるのに」と感じている会社に向けています。

• 御社専属の開発者が付き、頼みたいことを順番に片付けていきます
• 最初に、社長と現場の方から仕事の流れを伺い、どこで時間がかかっているかを一緒に見つけます
• 今のExcelの中身を移して、使える道具にします。パソコンとスマートフォンで開けて、御社の方だけがログインして使います
• データは御社のものです。やめる時は書き出してお渡しします
• 社員の方が回せるように、使い方を引き継ぎます
• 料金は月40万円〜（内容に合わせてご相談・税別）です

社員を1人雇うと、給料が月30万円でも、会社が負担する社会保険を入れて月約34.3万円です。仕事を教える時間を入れると約38.7万円（先輩が1日1時間教えると、時給の目安2,000円×22日で月4.4万円分）、ここに求人の費用を足せば、月40万円を超えます。社会保険は、茨城県・協会けんぽの令和8年度の保険料額表（標準報酬月額30万円・40歳未満）の会社負担で、雇用保険・労災保険は別です。業務改善は、社員を1人迎えるつもりで、専属の開発者に仕事の仕組みづくりを頼める形です。

作った後は、「運用フォロー」（月15万円〜・税別）で、作った道具と集客を毎月回し続けることもできます。やったこと・数字・次にやることを全部記録に残し、誰が担当しても同じように回せる形で続けます。御社で担当の方が辞めても、私たちの担当が変わっても、人が変わっても止まらないのが特長です。

これまでに、団体旅行や海外からのお客様を扱う旅行会社の業務の道具づくりもお手伝いしてきました。業種や今の仕事の流れによって、合う形は変わります。同じ結果をお約束するものではありません。

もちろん、お話を伺った結果、「②のクラウドの共有で足りますよ」とお伝えすることもあります。くわしくは業務改善のページをご覧ください。

Excel管理をやめたい時によくある質問

Q1Excel管理は、もうやめた方がいいのでしょうか？

やめる必要があるとは限りません。Excelは、一人で計算したり、少ない人数で表を使ったりするにはとても便利な道具です。「最新版が分からない」「同時に触れない」「その人しか分からない」といった困りごとが続いているなら、使い方か道具を見直す時期です。まずは置き場所と入力のルールを整えるところから始めてみてください。

Q2GoogleスプレッドシートとExcel（Microsoft 365）は、どちらがいいですか？

どちらが上ということはなく、会社の今の環境で選ぶのがおすすめです。社内でExcelの操作に慣れていて、Microsoft 365を契約しているなら、OneDriveやSharePointに置いて共同編集する形が移りやすいでしょう。Googleのサービスをふだんから使っているなら、Googleスプレッドシートが始めやすいはずです。どちらでも、誰が見られて誰が書き込めるかの設定は、最初に決めておきましょう。

Q3今のExcelのデータは、新しい道具に移せますか？

多くの道具で、Excelのデータを取り込む方法が用意されています。ただし、日付の書き方がばらばら、同じ顧客が何行もある、といった表は、そのままでは移しにくいことがあります。移す前に、表の中身を一度きれいに整えておくと、移したあとの困りごとが減ります。

Q4社内にパソコンに詳しい人がいなくても、Excelから抜け出せますか？

抜け出せます。①の置き場所とルールを整える方法や、②のクラウドの共有は、特別な知識がなくても始めやすい道です。③の部品を組む型のツールは、組み立てる人がいると進めやすくなります。社内に担当できる人がいない場合は、④の業種別のパッケージや、⑤の作ってもらう道も選べます。くわしくは関連記事の「社内にエンジニアがいない会社が、業務の道具を作ってもらう方法」もご覧ください。

Q5自社専用の道具を作ってもらう時、何に気をつければいいですか？

データが自社のものになっているか（やめる時に書き出してもらえるか）、作った後に誰が直すのか、社員の方が自分で回せるように使い方を引き継いでもらえるか、の3つを先に確かめておきましょう。言われた通りに作るだけでなく、最初に仕事の流れを聞いてくれるかどうかも大事なところです。

Q6Excelをやめると、社員が使い方を覚えられるか心配です。

一度に全部を変えず、一番困っている表から1つずつ移していくと、社員の方の負担を小さくできます。使う人に合わせて画面を分かりやすくすること、使い方を教わる時間をとることも大切です。新しい道具を選ぶ時は、実際に使う方にも触ってもらってから決めるのがおすすめです。

Q7まず何から始めればいいですか？

この記事の「5つのサイン」のうち、一番時間を取られているものを1つ決めてください。次に、その困りごとが①の置き場所とルールの見直し、または②のクラウドの共有で消えるかを試します。それでも残る困りごとがあれば、③④⑤を比べる、という順番で進めると、必要以上のお金をかけずに済みます。

まとめ｜Excelをやめる前に「どこが限界か」を見分ける

Excel管理をやめたいと思った時は、いきなり新しい道具を探すより、今のどこが限界なのかを先に見分けることが大切です。

• 限界のサイン：最新版が分からない／同時に書き込めない／その人しか分からない表がある／同じことを何度も打ち込む／外で見られない
• 次の道の順番：①Excel → ②クラウド → ③部品型・④業種別 → ⑤専用
• まずは①②で足りる会社も多い。残った困りごとだけを、③④⑤で考える

「自社のやり方に合う道具がない」「Excelの中身ごと、使える道具に移したい」という場合は、私たちの業務改善のページもご覧ください。お話を伺って、②で足りそうならそうお伝えします。

参考資料

• Microsoft サポート：Excel の仕様と制限（2026年11月12日に確認）
• Microsoft サポート：Excel で共同編集を使用してブックで共同作業する（2026年11月12日に確認）
• Google ドキュメント エディタ ヘルプ：版の履歴（以前の版の確認と復元）（2026年11月12日に確認）
• サイボウズ：kintone（キントーン）公式サイト（2026年11月12日に確認）
• サイボウズ：kintone 料金（お試しできるコースの記載・2026年11月12日に確認）
• 全国健康保険協会（協会けんぽ）：令和8年度 都道府県毎の保険料額表（茨城支部）（2026年11月13日に確認）
• 日本年金機構：厚生年金保険の保険料（2026年11月13日に確認）

2026年11月 更新