中小企業の人手不足対策｜1人雇う前に、AIで減らせる仕事・減らせない仕事

「事務がまわらない。もう1人、人を入れようか」。社員が数人から数十人の会社では、こんな相談がよく出てきます。ただ、求人を出しても応募が来ない、来ても教える時間がない。そうしている間にも、社長の夜の時間は書類と電話で埋まっていきます。

こんなこと、ありませんか？

• 事務やパートを1人増やすか、ずっと迷っている
• 求人を出しても、なかなか人が来ない
• 「AIで仕事が減る」と聞くけれど、何が減るのか、具体的に分からない
• 結局、社長が夜に書類や見積もりを作っている
• 人を雇うにしても、AIでできる仕事まで人に任せるのはもったいない気がする

この記事では、人を雇う前にやっておきたい仕事の書き出し方と、AIや道具で減らしやすい仕事、人がやるべき仕事の線の引き方を整理します。AIを持ち上げすぎず、「それでも人が要る時」のサインまでお伝えします。

人を1人雇う前に、何をすればいい？まず結論

人を雇う前に今の仕事を全部書き出し、「繰り返し」「書き写し」「探す」「まとめる」の4つに分けてみるのがおすすめです。

この4つに入る仕事は、AIや道具で減らしやすい仕事です。反対に、判断する仕事・お客様との信頼を作る仕事・現場の仕事は、人がやるべき仕事として残ります。

AIや道具で減らしやすい仕事

繰り返し

同じ質問への返事、毎月の請求の準備

書き写し

紙やPDFの内容を表に打ち込む

探す

過去の見積もりや書類を探す

まとめる

日報や報告を1枚にまとめる

人がやる仕事

判断する

値段を決める、引き受けるか決める

信頼を作る

謝る、相談に乗る、関係を続ける

現場

作業・接客・確認・片付け

1週間の仕事を書き出して、2つに分けてみます。金の列（減らしやすい仕事）が多いほど、雇う前に減らせる仕事が多いということです。

書き出してみると、「人を1人入れたい」と思っていた仕事の中に、AIや道具に任せられるものがどのくらいあるかが見えてきます。そのうえで、残った仕事の量を見て、雇うかどうかを決める。この順番にすると、雇う場合も、雇わない場合も、判断に納得しやすくなります。

1人雇うと、毎月いくらかかる？

社員を1人雇う場合、給料が月30万円なら、会社が負担する社会保険を入れて月約34.3万円です。仕事を教える時間を入れると約38.7万円（先輩が1日1時間教えると、時給の目安2,000円×22日で月4.4万円分）、ここに求人の費用を足せば、月40万円を超えます。社会保険は、茨城県・協会けんぽの令和8年度の保険料額表（標準報酬月額30万円・40歳未満）の会社負担で、雇用保険・労災保険は別です。

決まった作業だけをパートの方に頼む場合も、給与だけで終わりではありません。厚生労働省が公表している令和8年度の地域別最低賃金では、時給1,177円が全国の加重平均です。茨城県では令和8年10月18日から、時給1,136円が最低賃金になっています。

たとえば茨城県で、最低賃金で1日6時間・月20日（月120時間）働いてもらうとします。1,136円×120時間で計算すると、月136,320円が給与だけでかかります。実際には、地域の相場に合わせて時給を上げることが多いはずです。

給与のほかにも、会社が負担するものがあります。

• 社会保険：働く時間などの条件を満たすと、健康保険や厚生年金に入ります。たとえば厚生年金の保険料率は18.3％で、会社と本人が半分ずつ負担します（日本年金機構）
• 求人の費用：求人広告などを使うと、そのぶん費用がかかります
• 教える時間：仕事を覚えてもらうまで、社長や先輩の時間が使われます
• 机・パソコンなど：働く場所や道具も必要です

保険の加入条件や細かい計算は、会社や働き方によって変わります。正確な金額は、日本年金機構や社会保険労務士にご確認ください。

ここで大事なのは、「人を雇うのは高い」と言いたいわけではない、ということです。人にしかできない仕事のために雇うなら、それは意味のあるお金です。もったいないのは、AIや道具で減らせる仕事のために人を雇い、その人の時間を書き写しや探し物で使ってしまうことです。

雇う前に、仕事を書き出す3つの手順

手順1：1週間、やった仕事を全部メモする

社長だけでなく、事務の方や現場の方にもお願いして、1週間ぶんの仕事をメモしてもらいます。細かくなくて大丈夫です。「40分かけて見積もりを作った」「電話の問い合わせに5件答えた」くらいの書き方で十分です。

手順2：4つの箱に分ける

書き出した仕事を、次の4つに分けます。

• 繰り返し：毎日・毎週・毎月、同じ形でやっている仕事
• 書き写し：紙やPDF、メールに書いてあることを、別の場所に打ち込む仕事
• 探す：過去の書類・メール・写真などを探す仕事
• まとめる：バラバラの情報を、報告や資料にまとめる仕事

どれにも入らない仕事は、「判断」「お客様対応」「現場」のどれかであることが多いはずです。

手順3：時間が長い順に並べる

最後に、4つの箱に入った仕事を、かかっている時間が長い順に並べます。一番上に来た仕事が、最初に減らしたい仕事です。全部を一度に変える必要はありません。上から1つずつで十分です。

AIや道具で減らしやすい5つの仕事

ここでいう「AI」は、文章を読んだり書いたりできる道具のことです。それに、表や入力画面などの普通の道具を組み合わせると、次のような仕事を減らしやすくなります。

1：問い合わせの一次対応

営業時間・料金の目安・必要な書類など、よく来る同じ質問への最初の返事です。よくある質問と答えを決めておけば、AIが下書きを作ったり、決まった答えを返したりできます。

ただし、込み入った相談や、怒っているお客様への対応は人がやるべきです。AIに任せるのは「最初の返事」と「担当者へのつなぎ」までにしておくと安心です。

2：書類の読み取りと書き写し

注文書・請求書・名簿など、紙やPDFの中身を読み取って、表や入力画面に入れる仕事です。人が1枚ずつ打ち込んでいた仕事を、読み取りは道具に任せ、人は確かめるだけにする形にできます。

読み取りには間違いが出ることもあります。金額や日付など大事な所は、人が確かめる手順を残しておきましょう。

3：日報・報告のまとめ

現場から上がってくる日報やメモを、週の報告や社長向けの1枚にまとめる仕事です。AIは、バラバラの文章から要点を拾ってまとめるのが得意です。まとめた後に、社長が読んで判断する、という分担にすると回りやすくなります。

4：見積もりや文面の下書き

見積もり・お礼のメール・案内の文面など、形が決まっている書類の下書きです。過去の見積もりや決まった文面をもとに、AIが下書きを作り、人が直して出す形にできます。

金額を決めるのは人の仕事です。AIに任せるのは「たたき台を作るところ」までです。

5：予定や受付の管理

予約や申し込みの受付、担当者の予定の調整、締め切りの声かけなどです。受付の入力画面を作り、入った情報が一覧にまとまるようにすると、電話やメールを1件ずつ書き写す手間が減ります。

仕事	道具と人の分け方
問い合わせ	道具：よくある質問への最初の返事／人：込み入った相談・お詫び
読み取り	道具：読み取りと書き写し／人：金額・日付の確認
日報	道具：要点を拾って1枚に／人：読んで判断する
見積もり	道具：下書き／人：金額を決める・最後の確認
受付	道具：受付の一覧化・声かけ／人：例外の調整

どの仕事も、全部をAIに任せるのではなく、人が最後に確かめる形にしておくのが大事です。AIの答えには間違いが混ざることがあるからです。

人がやるべき仕事は？AIに任せない3つ

判断する仕事

値段を決める、仕事を引き受けるかどうか決める、誰に何を任せるか決める。こうした判断は、会社の方針や、その時の事情、お客様との関係まで見て決めるものです。AIは材料を集めて並べるところまでは手伝えても、決めるのは人です。

お客様との信頼を作る仕事

お詫びをする、悩みを聞く、長く付き合っていく。お客様が「この会社に頼みたい」と思うのは、多くの場合、人とのやり取りがあるからです。ここを道具に置きかえると、かえってお客様が離れてしまうこともあります。

現場の仕事

作業・接客・品物の確認・片付けなど、体を動かす仕事や、その場で見て判断する仕事です。AIや道具が減らせるのは、主にその前後にある書類や連絡の手間のほうです。

減らした時間は、何に回すといい？

仕事が減っても、その時間の使い道を決めておかないと、いつの間にか別の雑務で埋まってしまいます。減らした時間は、たとえば次のような仕事に回すのがおすすめです。

• お客様と話す時間：既存のお客様への連絡、困っていることを聞く時間
• 新しいお客様を増やす時間：ホームページの更新、紹介をお願いする、提案を作る
• 社員を育てる時間：仕事を教える、相談に乗る
• 社長が休む時間：夜や休日まで書類に追われる状態から抜ける

特に、社長が自分で書類を作っている会社では、社長の時間が戻ってくることが一番大きな変化になりやすいです。社長にしかできない判断や営業に時間を使えるようになるからです。

それでも人が要るのは、どんな時？5つのサイン

1：書き出した仕事の多くが「判断・信頼・現場」だった

4つの箱（繰り返し・書き写し・探す・まとめる）に入る仕事が少なく、残りがほとんど人の仕事なら、道具で減らせる余地は小さいです。人の手が足りていないということなので、雇うことを考えましょう。

2：お客様を待たせている

電話に出られない、返事が遅れる、現場に行く人が足りない。お客様を待たせて仕事を逃しているなら、人を増やす意味は大きいです。

3：社長しかできない仕事が多すぎる

道具で手間を減らしても、社長が判断しないと進まない仕事が多い場合は、判断を任せられる人を育てる必要があります。

4：道具を回す人がいない

道具は、作っただけでは回りません。入力する人、確かめる人、使い方を覚える人が必要です。道具を回す人がいない会社では、道具より先に人が要ることもあります。

5：仕事が増え続けている

注文や現場が増え続けていて、道具で減らしても追いつかない。これは、うれしい悲鳴です。道具で手間を減らしたうえで、それでも足りない分を人で補うのが、無理のない順番です。

私たちAIコンテンツHubの「業務改善」

私たちAIコンテンツHub（合同会社AI Content Hub・茨城県古河市・全国にオンラインで対応）では、「業務改善」というサービスで、会社の中の仕事を減らす道具づくりをお手伝いしています。ひとことで言うと、御社専属の開発者を、月40万円から付けられるサービスです。

Excelや紙、電話のやり取りに毎日何時間も取られていて、「この作業、誰かが仕組みにしてくれたら、もっと本業に時間を使えるのに」と感じている会社に向けています。

• 御社専属の開発者が付き、頼みたいことを順番に片付けていきます
• 最初に、社長や現場の方から仕事の流れをお聞きし、どこで時間がかかっているかを一緒に見つけます
• 作った道具は、パソコンとスマートフォンで開けます。御社の方だけがログインして使う形です
• データは御社のものです。やめる時は、データを書き出してお渡しします
• 社員の方が回せるように、使い方を引き継ぎます

料金は月40万円〜（内容に合わせてご相談・税別）です。社員を1人雇うと、給料が月30万円でも、会社が負担する社会保険を入れて月約34.3万円です。前の節のとおり、ここに教える時間と求人の費用を足せば、月40万円を超えます。業務改善は、社員を1人迎えるつもりで、専属の開発者に仕事の仕組みづくりを頼める形です。くわしくは業務改善のページをご覧ください。

業務改善の後は、「運用フォロー」（月15万円〜・税別）で、作った道具と集客を毎月回し続けることもできます。仕組みはできたけれど、使い続けて育てる人が社内にいない会社に向けたサービスです。やったこと・数字・次にやることを全部記録に残し、誰が担当しても同じように回せる形で続けるので、人が変わっても止まらないのが特長です。くわしくは運用フォローのページをご覧ください。

これまでに、旅行会社（団体旅行や海外からのお客様を扱う会社）の業務の道具づくりもお手伝いしてきました。業種や仕事の流れによって、できることや向いている形は変わります。

※効果を保証するものではありません。

人を雇う前のAI活用に関するよくある質問

Q1AIで、人を1人増やす前に減らせますか？

会社によります。AIや道具で減らしやすいのは、繰り返し・書き写し・探す・まとめるといった事務の手間です。判断する仕事やお客様との信頼を作る仕事、現場の仕事は人がやる必要があります。まず仕事を書き出し、減らせる仕事がどのくらいあるかを確かめてから決めるのがおすすめです。

Q2AIで減らしやすいのは、どんな仕事ですか？

よくある質問への最初の返事、紙やPDFの書き写し、日報や報告のまとめ、見積もりや文面の下書き、予約や受付の管理などです。どれも、最後に人が確かめる形にしておくと安心です。

Q3パソコンが苦手な社員でも使えますか？

使い方を簡単にし、引き継ぎをていねいにすれば、使える形にできることが多いです。入力する項目を少なくする、スマートフォンから開けるようにするなど、使う人に合わせて作ることが大事です。

Q4AIの答えが間違っていたら、どうなりますか？

AIの答えには間違いが混ざることがあります。そのため、金額・日付・お客様に送る文面など大事な所は、人が確かめる手順を残しておくのがおすすめです。AIは「下書きと整理」、人は「確認と判断」という分担にすると安心です。

Q5雇うのと道具を作るのは、どちらが先がいいですか？

先に仕事を書き出し、道具で減らせる手間を減らしてから、残った仕事を見て雇うかどうかを決める順番がおすすめです。そうすると、雇った人には、人にしかできない仕事を任せやすくなります。ただし、お客様を待たせて仕事を逃しているなど急ぐ事情がある時は、雇うことを先に考えてもよいと思います。

Q6社内にAIに詳しい人がいなくても大丈夫ですか？

大丈夫です。外に頼んで道具を作ってもらい、使い方を引き継いでもらう方法があります。くわしくは社内にエンジニアがいない会社が、業務の道具を作ってもらう方法にまとめています。

Q7Excelで管理している仕事も減らせますか？

Excelのファイルが増えすぎて探すのに時間がかかる、同じ内容を何か所にも打ち込んでいる、といった場合は、入力画面と一覧を作ることで手間を減らせることがあります。くわしくはExcel管理をやめたい中小企業の次の選び方をご覧ください。

まとめ｜雇う前に書き出せば、任せる仕事が分かる

人手不足で1人雇うか迷った時は、いきなり求人を出す前に、次の順番で考えてみてください。

• 今の仕事を1週間書き出し、4つの箱に分ける
• 箱に入った仕事は、AIや道具で減らせないか見る
• 判断・信頼・現場の仕事は、人がやる
• 減らした時間は、お客様・社員・社長に回す
• 手が足りないサインが出たら、人を雇う

AIは、人の代わりに全部をやってくれるものではありません。でも、人の時間を奪っている事務の手間を減らすことはできます。「どこから手をつければいいか一緒に見てほしい」という場合は、業務改善のページもご覧ください。

参考資料

• 厚生労働省：地域別最低賃金の全国一覧（令和8年度地域別最低賃金 全国一覧のPDF・2026年11月12日に確認）
• 日本年金機構：厚生年金保険の保険料（2026年11月12日に確認）
• 全国健康保険協会（協会けんぽ）：令和8年度 都道府県毎の保険料額表（茨城支部）（2026年11月13日に確認）

2026年11月 更新